Formulario I-9: qué documentos llevar el primer día, y los plazos de ambas partes

Las listas de abajo resumen la página de USCIS “Acceptable Documents for Form I-9” (Documentos Aceptables del Formulario I-9) a octubre de 2026¹.

Lista A (identidad y autorización de empleo; basta uno):

• Pasaporte de EE. UU. o tarjeta de pasaporte de EE. UU.
• Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551)
• Pasaporte extranjero con un sello temporal del Formulario I-551 o una notación impresa
• Documento de Autorización de Empleo con fotografía (Formulario I-766)
• Pasaporte extranjero con un Formulario I-94 con autorización para trabajar para un empleador específico, si no ha expirado y el empleo es compatible
• Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia o de la República de las Islas Marshall con el Formulario I-94, conforme al Acuerdo de Libre Asociación (Compact of Free Association)

Lista B (solo identidad):

• Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o territorio de EE. UU., o licencia de conducir canadiense
• Tarjeta de identificación de una agencia del gobierno federal, estatal o local
• Tarjeta de identificación escolar con fotografía
• Tarjeta de registro electoral
• Tarjeta militar de EE. UU. o registro de enlistado, o tarjeta de identificación de dependiente militar
• Tarjeta de Marino Mercante de la Guardia Costera de EE. UU.
• Documento tribal nativo americano

Lista C (solo autorización de empleo):

• Una tarjeta de Seguro Social sin restricciones; la página dice que no debe estar laminada, y las tarjetas selladas con restricciones de trabajo no son aceptables
• Informe consular de nacimiento en el extranjero del Departamento de Estado (DS-1350, FS-545 o FS-240)
• Original o copia certificada de un certificado de nacimiento de EE. UU. con sello oficial (para Puerto Rico, solo los nacimientos a partir del 1 de julio de 2010)
• Documento tribal nativo americano
• Tarjeta de Identificación de Ciudadano Estadounidense (Formulario I-197) o Tarjeta de Identificación para Uso de Ciudadano Residente (Formulario I-179)
• Ciertos documentos de autorización de empleo del Departamento de Seguridad Nacional (DHS)

Las licencias de conducir estatales pertenecen a la Lista B, y las anotaciones restrictivas en una licencia o tarjeta de identificación son aceptables¹. Si un empleado presenta un documento aceptable de la Lista A, el empleador no debería pedir otro¹.

Documentos originales. Los documentos tienen que “parecer razonablemente genuinos y relacionarse con la persona”. En un examen en persona no se aceptan fotocopias; la excepción son las copias certificadas de certificados de nacimiento³. La persona que examinó los documentos completa y firma la certificación de la Sección 2³.

El empleador no puede pedir documentos específicos. El empleado elige cuáles de los documentos aceptables presenta. El empleador no puede solicitar documentos para verificar la información que el empleado anotó en la Sección 1, y no puede exigir un documento específico para mostrar el número de Seguro Social²³.

Examen remoto. La regla general es examinar los originales en presencia física del empleado. Un empleador inscrito en E-Verify y en regla puede ser elegible para usar un procedimiento alterno con interacción de video en vivo, si lo aplica de manera uniforme y conserva copias de los documentos⁹.

La regla de los recibos

Un empleado puede presentar un recibo en lugar de un documento vigente de la Lista A, B o C. Un recibo por el reemplazo de un documento perdido, robado o dañado es válido por 90 días a partir de la fecha de contratación, y el empleado tiene que presentar después el documento de reemplazo u otros documentos aceptables⁴. El empleador escribe “Recibo” y el título del documento en la Sección 2; cuando llega el documento verdadero, se tacha “Recibo” y se anota la información nueva en Información adicional, con iniciales y fecha⁴. No se permite un segundo recibo al final del primer período, y un recibo tiene que aceptarse a menos que el empleo dure menos de tres días laborales⁴. Otros recibos, como un Formulario I-94 de refugiado con un código “RE”, tienen sus propios períodos en la misma tabla de USCIS⁴.

Un empleador no puede pedir a una persona que todavía no ha aceptado una oferta de trabajo que complete la Sección 1². Un empleador puede despedir a un empleado que no presente documentación aceptable dentro de tres días laborales³. Para un empleado que trabajó menos de dos años, el período de conservación es de tres años a partir de la fecha del primer día de empleo; si trabajó más de dos años, es de un año después de que el empleado se va¹³. El formulario se conserva, no se presenta: los empleadores no envían los I-9 a USCIS ni a ICE⁵.

E-Verify es “un sistema basado en el web a través del cual los empleadores confirman electrónicamente la elegibilidad de empleo de sus empleados”, administrado por la Administración del Seguro Social (SSA) y USCIS¹⁰. El empleador crea un caso con la información del I-9, y el resultado es uno de varios, entre ellos Autorizado para Empleo, E-Verify necesita más tiempo, No Confirmación Tentativa (discrepancia) y No Confirmación Final⁶. Si el empleador usa E-Verify y el empleado presenta un par de la Lista B y la Lista C, el documento de la Lista B tiene que llevar fotografía³.

Una discrepancia inicia un proceso con su propio reloj. En la página del empleador: el empleador notifica al empleado lo antes posible y dentro de 10 días laborales del gobierno federal, le entrega una copia del Aviso de Acción Adicional y lo revisa en privado; el empleado tiene 10 días laborales del gobierno federal desde la emisión para decir si va a actuar; si lo hace, el caso se remite y el empleado tiene ocho días laborales del gobierno federal para comunicarse con DHS o visitar una oficina de la SSA⁷. La página dirigida al empleado da el período de decisión de 10 días laborales y no menciona el paso de ocho días⁸. Los ocho días se aplican solo después de la remisión.

En palabras de la agencia El empleador no puede “despedir, suspender, retrasar el entrenamiento, retener o reducir la paga” a causa de la discrepancia hasta que se convierta en una No Confirmación Final⁷. La página para empleados añade que una discrepancia “no significa necesariamente que usted no esté autorizado para trabajar en Estados Unidos”⁸.

La página del empleador señala que algunos plazos del período de COVID-19 pueden haberse extendido y dice que se revisen las reglas vigentes⁷. En una No Confirmación Final, cualquiera de las dos partes puede pedir una revisión al 1-888-464-4218⁶.

Las fuentes no coinciden La página del Formulario I-9 de USCIS indica como edición vigente la del 01/20/25 y no imprime la fecha de caducidad de esa edición; dice que la fecha de caducidad aparece en la parte superior de la página del formulario y de las instrucciones. La misma página enumera ediciones anteriores, del 08/01/23, con fechas de caducidad del 07/31/2026 y del 05/31/2027, y dice que los empleadores que usan versiones electrónicas tienen que actualizarlas a la versión que caduca el 05/31/2027 a más tardar el 07/31/2026⁵. La lectura más defendible es que la edición del 01/20/25 es la que caduca el 05/31/2027, pero USCIS no lo dice en una sola frase. USCIS dice que la fecha de edición aparece en la parte inferior de la página y la de caducidad en la parte superior. A octubre de 2026, la fecha del 07/31/2026 ya pasó.

Por violaciones de papeleo, la multa civil por persona va de $288 a $2,861 para violaciones posteriores al 2 de noviembre de 2015, según el ajuste de una norma de DHS publicada en el Registro Federal (Federal Register) el 2 de enero de 2025¹¹. Un ajuste posterior de DHS por inflación, con fecha del 29 de diciembre de 2025, aparece en el listado del Registro Federal, así que las cantidades de arriba son las de enero de 2025 y pueden haberse revisado. El manual de USCIS dice que un error técnico de buena fe puede excusarse si se corrige dentro de los 10 días siguientes a la notificación de DHS¹².