Cómo llenar el Formulario W-4, paso a paso: varios empleos, dependientes, retención adicional y exento

El Paso 1 reúne la información personal del empleado. El Paso 1(c) es el estado civil para efectos de la declaración, con tres opciones: soltero o casado que presenta una declaración por separado; casado que presenta una declaración conjunta o cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos; cabeza de familia¹. Es la entrada que usa el empleador cuando no se llena ningún otro paso, y también es el estado que el empleador aplica por defecto cuando un empleado no entrega el formulario: el empleador retiene como si el empleado fuera soltero o casado que presenta una declaración por separado, sin entradas en los Pasos 2, 3 ni 4³.

El Paso 2 se aplica cuando el empleado tiene más de un empleo a la vez, o es casado, presenta una declaración conjunta y su cónyuge también trabaja. El formulario de 2026 dice que se tome solo una de tres opciones¹:

1. Usar el estimador del IRS en www.irs.gov/W4AppSP, que el formulario describe como la opción que calcula con mayor precisión y que indica usar si el empleado o su cónyuge tiene ingresos del trabajo por cuenta propia.
2. Usar la Hoja de Trabajo para Múltiples Empleos de la página 3 del formulario y anotar el resultado en el Paso 4(c).
3. Si hay solo dos empleos en total, marcar el recuadro del Paso 2(c) en el W-4 de ambos empleos.

Los Pasos 3 a 4(b) se completan en el formulario de un solo empleo; el formulario dice que el empleo con la paga más alta da el resultado más preciso¹. El formulario también da una alternativa de privacidad: un empleado que no quiere dar la información del Paso 2(c) o del Paso 4(a) puede escoger el Paso 2(b) o anotar una cantidad adicional en el Paso 4(c)¹.

Si el ingreso total será de $200,000 o menos ($400,000 o menos si es casado que presenta una declaración conjunta), el Paso 3 multiplica el número de hijos calificados menores de 17 años por $2,200 y el número de otros dependientes por $500, y suma otros créditos¹. Esas son las cifras impresas en el formulario de 2026 (Formulario W-4(SP), Cat. No. 38923Y, creado el 12/9/25)¹.

El Paso 4 tiene tres renglones opcionales¹:

• 4(a), otros ingresos. Ingresos que no provienen de trabajos.
• 4(b), deducciones. Deducciones; la Hoja de Trabajo para Deducciones del formulario calcula la cantidad. La hoja de 2026 imprime deducciones estándar de $16,100 para soltero o casado que presenta una declaración por separado, $24,150 para cabeza de familia y $32,200 para casado que presenta una declaración conjunta o cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos¹.
• 4(c), retención adicional. Una cantidad adicional en dólares que se retiene en cada período de pago. También es donde se anota el resultado de la Hoja de Trabajo para Múltiples Empleos si se usa ese método del Paso 2.

El Paso 5 es la firma y la fecha del empleado. El IRS les dice a los empleadores que un formulario no válido, como uno con cambios no autorizados, con el lenguaje de certificación eliminado o con alteraciones importantes, no se usa, y que el empleador pide uno nuevo³. Si no existe un formulario válido anterior, el empleador aplica la retención por defecto³.

Reclamar la exención significa que no se retiene ningún impuesto federal sobre el ingreso. El formulario de 2026 exige las dos condiciones: no haber tenido obligación tributaria federal en 2025 y no esperar tenerla en 2026. Un empleado que reclama la exención completa solo los Pasos 1(a), 1(b) y 5, y el formulario advierte que el empleado “puede estar sujeto a impuestos y multas” al presentar su declaración¹.

La exención dura un año calendario. El empleado “tendrá que presentar un Formulario W-4 nuevo para el 16 de febrero de 2027” para continuar¹. El Tema 753 del IRS y la Publicación 15 dan el 15 de febrero, o el siguiente día laborable si cae en fin de semana o día feriado oficial; el 15 de febrero de 2027 es un día feriado federal, y por eso el formulario dice el 16¹³⁵. Si no llega un formulario nuevo, el empleador retiene como soltero o casado que presenta una declaración por separado, sin entradas en los Pasos 2 a 4; un formulario recibido el 16 de febrero o después se puede aplicar a salarios futuros, y el empleador no reembolsa el impuesto que ya se retuvo³. Reclamar una exención de California se hace en un formulario aparte, que se explica en California DE 4 vs the federal W-4 (en inglés).

Para un empleado nuevo, la Publicación 15 dice que se le pida que complete el Formulario W-4 de 2026⁵. Un formulario de reemplazo se aplica “a más tardar al comienzo del primer período de nómina que termina 30 días después” de que el empleador lo recibe³⁵. La retención no se ajusta para los períodos de pago anteriores a la fecha de vigencia del formulario nuevo⁵. El empleador conserva el formulario firmado al menos cuatro años³. El IRS también puede enviarle a un empleador una “carta de retención fija” (lock-in letter) que le exige ignorar un W-4 que reduzca la retención por debajo de un nivel especificado; los formularios que aumentan la retención se tienen que respetar de todos modos³.

Conviene saber El formulario dice que se llene un W-4 nuevo “cuando cambios a su situación personal o financiera modificaran las entradas en el formulario”, y la página del IRS dice que se considere llenar uno nuevo cada año y cuando esa situación cambie¹². Ninguna de las dos páginas dice que se pueda presentar un formulario nuevo “en cualquier momento”.

El estimador es una herramienta gratuita del IRS para un empleado con un empleo con formulario W-2 o con una pensión. Toma unos 25 minutos; hacen falta los talones de pago más recientes, y la declaración de impuestos del año anterior si hay otros ingresos o deducciones detalladas. No pide nombre, número de Seguro Social, dirección ni números de cuentas bancarias, y el IRS dice que la información no se guarda ni se comparte. Al terminar puede producir un Formulario W-4 pre-llenado para entregar al empleador⁴. Los extranjeros no residentes no pueden usarlo⁴. El W-4 de 2026 sugiere el estimador para quien presenta el formulario después del comienzo del año, trabaja solo parte del año, tiene cambios durante el año, recibe dividendos, bonos o ingresos de negocios, o tiene varios empleos¹. El IRS recomienda volver a revisar la retención cada enero y después de acontecimientos como un empleo nuevo o un matrimonio⁴.