Verificación de empleo cuando la empresa cerró: la transcripción del IRS, el registro del Seguro Social y los otros documentos que existen

Ninguno de estos documentos es una carta de verificación. Cada uno es un registro oficial de pago que un empleador presentó mientras existía, que es lo que un verificador trata de confirmar.

El IRS guarda lo que los empleadores y los pagadores informan sobre usted. La transcripción de salarios e ingresos “muestra los datos informados a nosotros en declaraciones informativas, tales como los Formularios W-2, 1099, 1098 y 5498”, y el IRS pone las transcripciones a disposición “para los diez años tributarios anteriores”¹. Puede pedirla mediante su cuenta en línea del IRS o enviando por correo el Formulario 4506-T, sin cargo¹.

Dos límites importan para la verificación. La transcripción “no incluye la información estatal ni local del formulario W-2”¹, de modo que la línea de sueldos de California no aparece en ella. Y el año en curso “puede estar incompleto hasta que los empleadores informen las ganancias”, lo que según el IRS puede tardar hasta más avanzado el año¹; un empleo que terminó hace tres meses puede no aparecer todavía.

Si un verificador insiste en el formulario W-2 mismo y no en los datos, el IRS solo puede proporcionar una copia como parte de una copia de toda su declaración de impuestos, con el Formulario 4506, por un cargo de $30 por declaración a octubre de 2026, y solo si el W-2 se adjuntó a una declaración en papel¹. La Administración del Seguro Social puede proporcionar una copia de un W-2 que recibió, gratis “si lo necesita por un motivo relacionado con el Seguro Social” y por un cargo de $62 en cualquier otro caso, a octubre de 2026¹.

Cada sueldo de un W-2 que un empleador informó llegó a la Administración del Seguro Social. Las preguntas frecuentes de la propia agencia dicen que un Estado de Cuenta del Seguro Social (Social Security Statement), disponible en línea mediante una cuenta personal de my Social Security, “muestra su registro de ganancias actual y su historial”². La página de la cuenta enumera “Revise su historial de ganancias” y “Revise las ganancias para verificar que sean exactas” entre lo que hace; el ingreso pasa por Login.gov o ID.me y requiere un correo electrónico, una identificación con foto emitida por el gobierno y un teléfono o un dispositivo con cámara³. Quien no tiene una cuenta puede pedir un Estado de Cuenta en papel, que “llegará por correo en 4 a 6 semanas”².

El registro está organizado por año, como totales de ganancias. Las páginas de la agencia no dicen que nombre a cada empleador; la transcripción del IRS lleva el nombre del empleador.

The Work Number, operado por Equifax, guarda datos de nómina que los empleadores o sus proveedores de nómina envían después de cada ciclo de pago; la guía de Equifax para empleadores describe los datos como recibidos del proveedor de nómina “después de cada ciclo de nómina”, y dice que el servicio es gratuito para empleadores y empleados mientras que los verificadores pagan una tarifa⁹. Si el empleador que cerró usaba un servicio de nómina que informaba a The Work Number, el registro de su empleo y de su pago puede seguir ahí, y un prestamista, un arrendador o una compañía de investigación que usa el servicio lo verá.

Usted también puede verlo. La propia página de The Work Number dice que los empleados pueden “ver su informe de datos de empleo, congelar sus datos o disputarlos”, y que el informe muestra qué verificadores pidieron sus datos “en los últimos 24 meses”⁴. La Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB) incluye a The Work Number como una compañía de informes del consumidor que “proporciona un informe gratuito si se solicita” y “congela su informe del consumidor si usted lo pide”, y que debe investigar una disputa sin costo, presentada tanto ante la compañía como ante la fuente de los datos⁵. Pedir su propio informe no afecta los puntajes de crédito⁵.

Conviene saber Que los datos de un empleador que cerró permanezcan en la base de datos depende de lo que su proveedor de nómina envió antes de dejar de procesar nómina; ni Equifax ni la CFPB publican una regla para los empleadores que cerraron.

Los talones de pago que conservó cuentan como evidencia documental conforme al reglamento federal de SNAP: “Algunos ejemplos de evidencia documental son los talones de pago, los recibos de renta y las facturas de servicios públicos”, la verificación “no se limitará a un solo tipo de documento” y la agencia “debe aceptar cualquier evidencia documental razonable presentada por el hogar”⁶.

Si no conservó nada, California fija plazos para acceder a los registros de empleo. Conforme a la sección 226 del Código Laboral, un empleador está obligado a permitir que un empleado actual o anterior inspeccione o copie los registros de nómina de ese empleado a más tardar 21 días calendario después de una solicitud por escrito o verbal¹⁰. Conforme a la sección 1198.5, el expediente personal debe ponerse a disposición dentro de 30 días calendario de una solicitud por escrito, el empleador está obligado a conservarlo al menos tres años después de que termine el empleo, y un exempleado puede recibir copias por correo si paga el franqueo¹⁰. Conforme a la sección 432, el empleador está obligado a entregarle una copia de cualquier documento que usted firmó para obtener o conservar el empleo, como una carta de oferta de empleo¹⁰. Las reglas federales añaden que el empleador conserva su Formulario I-9 durante tres años después de la contratación o un año después de que termine el empleo, lo que ocurra más tarde¹¹. Una empresa disuelta puede tener un dueño, una empresa sucesora o un proveedor de nómina que guarda esos archivos; la solicitud va a quien quede.

Para saber si la empresa todavía existe legalmente, y quién era su agente para la entrega de notificaciones legales, la búsqueda bizfile Online de la Secretaría de Estado de California abarca corporaciones, compañías de responsabilidad limitada y sociedades limitadas y puede emitir certificados de estatus¹².

Arrendadores. Ninguna ley limita lo que un arrendador puede preguntar sobre el empleo. Si el arrendador pide un informe de selección de inquilinos, la FTC lo trata como un informe del consumidor: el arrendador necesita su permiso o un propósito permisible, y una negativa, un depósito mayor o un requisito de codeudor basados en el informe activan un aviso de acción adversa con derecho a una copia gratuita dentro de 60 días¹³. Ninguna página citada dice qué acepta un arrendador en lugar de la carta de un empleador.

Prestamistas hipotecarios. La Selling Guide de Fannie Mae exige una verificación verbal de empleo dentro de los 10 días hábiles anteriores a la fecha del pagaré para los prestatarios que usan ingresos de empleo, y nombra como métodos aceptables “verbal, por escrito, mediante un proveedor de verificación de empleo u otro método que el prestamista considere razonable, verificable y apropiado”⁷. El prestamista “debe identificar, evaluar y resolver cualquier cambio o discrepancia en el empleo” entre la solicitud y lo que encuentra⁷.

Agencias de beneficios. Para SNAP, primero va la evidencia documental, el hogar tiene al menos 10 días para presentarla, y cuando los documentos no bastan la agencia puede recurrir a un contacto colateral, una persona fuera del hogar que puede confirmar los hechos⁶. El reglamento nombra a los empleadores entre los contactos colaterales aceptables.

Compañías de verificación de antecedentes. Una compañía de investigación confirma las fechas y el puesto llamando al empleador o usando un servicio como The Work Number⁹. La transcripción del IRS lleva el nombre del empleador y los sueldos del año¹.

El EDD. La solicitud de desempleo pide todos los empleadores de los 18 meses anteriores a la solicitud, con fechas y sueldos, y el EDD notifica al último empleador, que por ley está obligado a proporcionar la información que pueda afectar la elegibilidad⁸. Un empleador que cerró no puede responder la notificación, pero el beneficio se basa en los sueldos ganados en el período base (el “período reglamentario” en la publicación del EDD), y sus talones de pago y formularios W-2 muestran cuáles fueron esos sueldos⁸.