Cómo obtener una carta de verificación de empleo de su empleador, con un correo de solicitud, y qué hacer si recursos humanos dice que no

Ninguna agencia publica un texto obligatorio para la solicitud, y ninguna ley de las fuentes citadas aquí exige que un empleador emita una carta de verificación. El correo de abajo es el formato que la gente usa: nombra a la persona que necesita el documento, dice qué confirma el documento y da una fecha.

Asunto: Solicitud de carta de verificación de empleo - [Su nombre]

Hola [Nombre del contacto de recursos humanos]:

Le pido una carta que confirme mi empleo en [Nombre de la empresa].
Debe indicar mi puesto ([Puesto]), mi fecha de inicio ([Fecha de inicio])
y si trabajo tiempo completo o tiempo parcial. [Opcional: Doy mi
consentimiento para que la carta indique mi sueldo actual.]

La carta es para [una solicitud de alquiler / una solicitud de
hipoteca / una solicitud de beneficios / un nuevo empleador]. Debe
dirigirse a [Nombre del destinatario o "A quien corresponda"] y llegar
[a mí / al destinatario, a la dirección o al correo que aparece abajo]
a más tardar el [fecha].

Le agradeceré que la envíe como PDF firmado en papel membretado de la
empresa, o que me indique cuál es el proceso de la empresa para las
solicitudes de verificación.

Gracias,
[Su nombre]
[Teléfono] [Correo electrónico personal]

Para un exempleado, el segundo párrafo cambia para pedir las fechas de inicio y de terminación y el último puesto. Algunos empleadores remiten todas las solicitudes a un servicio: la guía de Equifax para empleadores muestra un envío en el que a quien llama “se le debe dirigir” a la base de datos⁸. La respuesta que remite a ese lugar se trata en la sección siguiente.

The Work Number es una base de datos con información de nómina que suministran los empleadores o sus proveedores de nómina después de cada ciclo de pago; un verificador que tiene un propósito permisible y, para los ingresos, el consentimiento del empleado puede obtener los datos por sí mismo⁸. La página del servicio dice que un consumidor “activa una solicitud al firmar una solicitud, por ejemplo de un préstamo, un arrendamiento, un nuevo empleo o ayuda gubernamental”, que los verificadores “normalmente solo necesitan el número de Seguro Social del solicitante” y que los resultados son “por lo general instantáneos”⁴.

Un empleado puede ver lo que se guarda: la página del servicio dice que los empleados pueden “ver su informe de datos de empleo, congelar sus datos o disputarlos” y que el informe muestra qué verificadores pidieron los datos “en los últimos 24 meses”⁴. La Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB) dice que la compañía “proporciona un informe gratuito si se solicita” y que pedirlo no afecta los puntajes de crédito⁹. Que la nómina de un empleador llegue a la base de datos depende del empleador; ninguna página oficial dice qué empleadores están incluidos. El recorrido completo está en la página del informe de The Work Number (en inglés).

Recursos humanos puede negarse a escribir una carta sin infringir ninguna regla de las fuentes citadas aquí. El derecho de California es distinto, y abarca los registros.

La sección 226 permite que los empleados actuales y anteriores inspeccionen o copien sus registros de nómina, y una infracción permite recuperar $750, ya sea por el empleado o por el Comisionado Laboral². La sección 1198.5 les permite inspeccionar y copiar los registros relacionados con el desempeño o con cualquier queja sobre el empleado; el empleador puede cobrar solo el costo real de reproducción, está obligado a atender una sola solicitud al año de un exempleado y está obligado a conservar el expediente personal al menos tres años después de la terminación³. Entre las excepciones están las cartas de referencia³. Un exempleado puede inspeccionar los registros donde se guardan o recibir copias por correo si paga el franqueo³. Los talones de pago, un registro de nómina y una carta de oferta de empleo firmada conforme a la sección 432 son documentos con los que trabajan las oficinas de beneficios: la regla de SNAP obliga a las agencias a “aceptar cualquier evidencia documental razonable presentada por el hogar”¹⁰.

Una solicitud por escrito de esos registros puede ser breve.

Asunto: Solicitud por escrito de registros de nómina y del expediente personal - [Su nombre]

Hola [Nombre del contacto de recursos humanos]:

Conforme a las secciones 226 y 1198.5 del Código Laboral de California,
solicito copias de mis registros de nómina y de mi expediente personal,
incluidos los documentos que firmé en relación con la obtención o la
conservación de mi empleo (Código Laboral, sección 432), correspondientes
a mi empleo desde el [Fecha de inicio] hasta el [Fecha de terminación, o
"la actualidad"].

Le pido que me los envíe a [dirección o correo electrónico]. Pagaré los
costos razonables de copiado, si los hay.

Gracias,
[Su nombre]
[Fecha]

Conviene saber El derecho es a los registros, no a una carta. Un registro de nómina muestra fechas y pagos; si un arrendador o un prestamista lo acepta en lugar de una carta es una decisión de ese verificador.

Cuando ningún empleador puede o quiere responder, sirven de sustituto los registros que el empleador presentó: la transcripción de salarios e ingresos del IRS (los diez años tributarios anteriores; no incluye la información estatal ni local del Formulario W-2) y el Estado de Cuenta del Seguro Social, que “muestra su registro de ganancias actual y su historial”⁵⁶. La página sobre la empresa que cerró explica ambos, con sus costos y límites. Para las hipotecas, vea la verificación de empleo para una hipoteca (en inglés).