La verificación de empleo, explicada: quién la pide, qué se confirma, quién firma y cómo obtenerla

La guía de Equifax para empleadores nombra como solicitantes a “prestamistas, administradores de propiedades, acreedores y agencias gubernamentales”, y enumera los momentos en que empieza una verificación: al solicitar crédito, una hipoteca, un contrato de arrendamiento, la compra de un automóvil o “ayuda gubernamental”¹. Un verificador también puede volver a comprobar más adelante “para verificar que el empleado reúne los requisitos para seguir recibiendo un beneficio”¹.

La verificación de empleo no es el Formulario I-9. El formulario de verificación de elegibilidad de empleo (Formulario I-9) verifica la identidad y la autorización de trabajo de un empleado nuevo; el empleador lo conserva durante tres años después de la contratación o un año después de que termine el empleo, lo que ocurra más tarde, y no lo presenta ante USCIS ni ICE¹⁴.

The Work Number es una base de datos con información de nómina de los empleadores, operada por Equifax. Sus propias páginas describen dos niveles de informe, que coinciden con lo que piden otros verificadores²³:

La página “How It Works” del proveedor añade datos de ingresos de los formularios W-2 y 1099, fechas de empleo, historial salarial y frecuencia de pago, y dice que los datos se actualizan en cada ciclo de nómina, “normalmente cada una o dos semanas”². La pregunta de un prestamista hipotecario es más estrecha: si el solicitante “sigue empleado según lo declarado en la solicitud”⁵.

Lo que dice un exempleador sobre el desempeño o el motivo de la salida es otra cuestión, que se trata en lo que un exempleador puede decir sobre usted (en inglés). Según la Sociedad para la Administración de Recursos Humanos (SHRM), la ley federal no fija reglas al respecto; sí lo hacen la ley estatal y la ley sobre difamación¹⁵. En California, una comunicación de un empleador actual o anterior sobre el desempeño laboral de un solicitante es privilegiada si se basa en evidencia creíble y se hace sin malicia¹⁶. La sección 1050 del Código Laboral convierte en delito menor impedir que un exempleado consiga trabajo “mediante cualquier tergiversación”¹⁷.

Una llamada o una solicitud por escrito al empleador. Recursos humanos confirma los datos, o remite a quien llama a otro lugar. La guía de Equifax muestra un ejemplo habitual de ese envío: a quien llama “se le debe dirigir” a la base de datos¹.

Una carta. Una carta es un documento que el empleado lleva al verificador. El formato que se usa es el papel membretado del empleador, el nombre y el puesto del empleado, la fecha de inicio (y la fecha de terminación, si es un exempleado), tiempo completo o parcial y, a veces, el sueldo, firmado por recursos humanos o por un gerente. Es un formato común, no un requisito legal; las páginas oficiales citadas aquí no fijan ningún contenido ni nombran a ningún firmante. Hay plantillas en la página de plantillas de cartas (en inglés).

Una base de datos automatizada. La página del proveedor de The Work Number dice que una persona “activa una solicitud al firmar una solicitud, por ejemplo de un préstamo, un arrendamiento, un nuevo empleo o ayuda gubernamental, lo que otorga consentimiento para verificar ingresos y empleo”; los verificadores “normalmente solo necesitan el número de Seguro Social del solicitante”, y los resultados son “por lo general instantáneos”². La guía de Equifax dice que el servicio es gratuito para empleadores y empleados, que los verificadores pagan una tarifa y que cada solicitud necesita un propósito permisible conforme a la Ley de Informe Imparcial de Crédito (Fair Credit Reporting Act). En las solicitudes de ingresos, el verificador debe “certificar ante The Work Number que se obtuvo el consentimiento del empleado, normalmente en la solicitud”¹. Por política, el servicio no proporciona verificaciones de ingresos a una agencia de cobranza de terceros¹.

La copia del propio empleado. La página del servicio dice que los empleados pueden “ver su informe de datos de empleo, congelar sus datos o disputarlos”, y que el informe muestra qué verificadores pidieron los datos “en los últimos 24 meses”². La Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB) incluye a la compañía entre las que “proporcionan un informe gratuito si se solicita” y “congelan su informe del consumidor si usted lo pide”; pedir su propio informe no afecta los puntajes de crédito, y una disputa se presenta ante la compañía y ante la fuente de los datos, que debe investigarla sin costo⁴.

Las fuentes no coinciden En la guía de Equifax y en la página de la CFPB sobre la compañía aparecen varios números de teléfono distintos para el servicio¹⁴. La página de la CFPB es el listado oficial.

La línea entre lo gratuito y lo pagado es clara: el informe del lado del empleado es gratuito, un verificador paga por cada comprobación¹⁴, y las vías oficiales que no le cuestan nada al verificador son la transcripción de salarios e ingresos del IRS y el registro de ganancias del Seguro Social¹²¹³.

En las fuentes citadas aquí, California no exige una carta de verificación. Sí da a los trabajadores un derecho a sus propios registros, que es la vía formal cuando un empleador no quiere escribir una carta⁸.

Conforme a la sección 226, los empleados actuales y anteriores pueden inspeccionar o copiar sus registros de nómina, y una infracción permite recuperar $750, ya sea por el empleado o por el Comisionado Laboral⁹. Conforme a la sección 1198.5, el empleador puede cobrar solo el costo real de reproducción, está obligado a atender una solicitud al año de un exempleado, está obligado a conservar el expediente personal al menos tres años después de la terminación, y entre las excepciones están las cartas de referencia¹⁰. Un exempleado puede inspeccionar los registros donde se guardan o recibir copias por correo si paga el franqueo¹⁰. Un registro de nómina no es una carta.

La sección B3-3.1-04 de la Selling Guide (Guía de Venta) de Fannie Mae (página con fecha del 7 de octubre de 2026) exige una verificación verbal de empleo para los prestatarios que califican con ingresos de empleo, ingresos del Anexo K-1 con una participación de propiedad menor del 25 por ciento o ingresos de trabajo por cuenta propia⁵. Para los ingresos de empleo, la verificación debe hacerse “no más de 10 días hábiles antes de la fecha del pagaré”, plazo que se puede ampliar a 15 días hábiles cuando el prestamista se apoya en documentación con fecha dentro de los 15 días hábiles que refleje el período de pago completado más reciente; para los ingresos del Anexo K-1 y del trabajo por cuenta propia, el plazo es de no más de 120 días calendario⁵. Se puede completar después del cierre, hasta la entrega del préstamo⁵.

Los métodos aceptables son “verbal, por escrito, mediante un proveedor de verificación de empleo u otro método que el prestamista considere razonable, verificable y apropiado”, y los prestamistas “deben identificar, evaluar y resolver cualquier cambio o discrepancia en el empleo”⁵. Un prestamista puede, por tanto, usar una base de datos en lugar de una llamada a recursos humanos⁵. El tratamiento más a fondo está en la verificación de empleo para una hipoteca (en inglés).

Las fuentes no coinciden La sección de la Selling Guide que ahora es B3-3.1-04 fue renumerada; las copias antiguas la llaman B3-3.1-07; la dirección antigua ahora lleva a la sección actual⁵. Las páginas que citan una versión anterior de la guía pueden describir de otro modo el plazo o los métodos. Esta página usa el texto vigente, con fecha del 7 de octubre de 2026.

Para SNAP (el Programa de Asistencia Nutricional Suplementaria), el reglamento federal dice: “los ingresos brutos no exentos se verificarán para todos los hogares antes de la certificación”. La evidencia documental es la fuente principal: “Algunos ejemplos de evidencia documental son los talones de pago, los recibos de renta y las facturas de servicios públicos”, la verificación “no se limitará a un solo tipo de documento” y la agencia “debe aceptar cualquier evidencia documental razonable presentada por el hogar”⁶. Cuando los documentos no bastan, un empleador es uno de los contactos colaterales aceptables⁶. El hogar tiene al menos 10 días para presentar la verificación, y el trámite vence dentro de 30 días calendario desde la solicitud⁶.

Para la vivienda pública, la autoridad de vivienda “debe obtener y documentar en el expediente de la familia una verificación de terceros” de los ingresos, los bienes y los gastos, o documentar por qué no está disponible; las familias firman formularios de consentimiento para la divulgación de la información de ingresos⁷.

Ninguna agencia publica una regla que limite las preguntas sobre empleo que puede hacer un arrendador. Lo que sí publica la Comisión Federal de Comercio (FTC) se refiere a la selección de inquilinos: los informes sobre historial de alquiler, desalojos, crédito o antecedentes penales son informes del consumidor conforme a la Ley de Informe Imparcial de Crédito, el arrendador necesita un propósito permisible o un permiso por escrito, y una negativa, un requisito de codeudor, un depósito mayor o una renta más alta basados en un informe activan un aviso de acción adversa que nombra a la agencia de informes y explica el derecho a disputar y a un informe gratuito solicitado dentro de 60 días¹¹. Un arrendador que verifica los ingresos mediante The Work Number es un verificador que necesita un propósito permisible y debe certificar el consentimiento¹. Los documentos que los arrendadores suelen aceptar, y una carta pensada para arrendadores, están en el comprobante de empleo para un apartamento.

Los sustitutos son registros creados cuando el empleador informó el pago. La transcripción de los salarios e ingresos del IRS “muestra los datos informados a nosotros en declaraciones informativas”, está disponible para los diez años tributarios anteriores y no incluye la información estatal ni local del Formulario W-2¹². El propio formulario W-2 cuesta $30 como parte de una copia de la declaración, con el Formulario 4506, a octubre de 2026¹². El Estado de Cuenta del Seguro Social (Social Security Statement) “muestra su registro de ganancias actual y su historial”¹³. Se tratan en la verificación de empleo cuando la empresa cerró.

La verificación es uno de varios documentos que importan cuando termina un empleo. Estas páginas cubren el resto del grupo:

• El último cheque de pago en California y los plazos del último cheque por estado (en inglés)
• Documentos de separación en California
• Carta de renuncia y aviso de dos semanas en California (en inglés)
• Acuerdos de indemnización: la revisión de 21 días y la revocación de 7 días (en inglés)
• Qué preguntarle a recursos humanos si lo despiden (en inglés)
• COBRA frente a Covered California (en inglés)
• Desempleo si renuncia en California y cómo apelar la negativa de desempleo (en inglés)